在发现错账之后,要根据产生错账的不同原因,使用不同的更正方法。
1.划线更正法
划线更正法是先将错误数字或文字全部划一条红线予以注销,并使原来的字迹仍然清晰可见,然后在红线上方空白处,作出正确的记录,并由记账人员在更正处盖章。划线更正法适用于结账前或结账时发现账簿记录中文字或金额有错误,而记账凭证没有错误,即纯属文字或数字过账时的笔误及账簿数字计算错误等情况。
2.红字更正法
红字更正法也叫赤字冲账法、红笔订正法。应用这种方法时应先用红字填制一张内容与错误的记账凭证完全相同的记账凭证,在摘要栏中注明“更正第×张凭证的错误”,并据以用红字登记入账,冲销原有错误记录,然后,再填制一张正确的记账凭证,并据以登记入账。
红字更正法适用于记账凭证填错,并已经登记入账而形成的错账。这种差错,无论在结账前还是在结账后发现,无论是分录所用科目错误还是金额错误,都可以采用此方法更正。
3.补充登记法
补充登记法是在科目对应关系正确时,将少记的金额填制一张记账凭证,在摘要栏中注明“补记×字第×号凭证少记数”,并据以登记入账,以补充原来少记的金额。这种方法适用于记账后发现记账凭证所填的金额小于正确的金额的情况。对于这种错误可以采用红字更正法,也可以采用补充登记法。